0102 190 190 | musikantit@musikantit.fi

Lastenkulttuurikeskus Musikantit

Sähköpostilista - tietosuojaseloste

Laatimispäivä
24.5.2018

Rekisterinpitäjä
Toimintakeskus Semja Ry
Karpalokuja 7 A
00940 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Niklas Nyström
Puh. 0102190191
niklas.nystrom@musikantit.fi

Rekisterin nimi
Sähköpostilista

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen sekä sähköpostiviestinnän mahdollistaminen.

Saatavaa tietoa (sähköpostiosoite sekä itse viesteissä olevia mahdollisia yhteystietoja) käytetään yhdistyksen asioista tiedottamiseen sekä asiakassuhteiden synnyttämiseen, ylläpitoon sekä muihin yhdistyksen viestinnällisiin tarpeisiin.

Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Edustamansa yhteisö
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaalta vastaanotetuista sähköpostiviesteistä. Tietoja voidaan kerätä sähköisellä sekä paperi lomakkeella. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Sähköpostilistan tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä
asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet
estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi
tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä työntekijöillä tai yhdistyksenhallituksen jäsenillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus
käyttää sähköpostia ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma
henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Evästeet

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhdistyksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisella pyynnöllä yhdistyksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen selvityksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.